La solución inteligente para el archivo automatizado y conforme a la normativa de los datos de caja

GoBD es la abreviatura de «Principios para la gestión y conservación correctas de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos». La normativa GoBD es de aplicación desde el 1 de enero de 2015 para todas las empresas sujetas a la obligación de llevar contabilidad, autónomos, profesionales liberales y pequeños empresarios. La normativa GoBD se aplica a todos los datos relevantes a efectos fiscales. Entre ellos se incluyen, entre otros, libros, registros, inventarios, cuentas anuales, correspondencia comercial y documentos contables.

IDEA es el nombre del software de auditoría de la administración tributaria que actualmente utilizan miles de inspectores, auditores y controladores en más de 40 países.

La DSFinV-K es la especificación de una interfaz para la exportación de datos desde sistemas de registro electrónico en el marco de las inspecciones externas. Las empresas deben facilitar los datos en un soporte de datos compatible con la DSFinV-K.

El empresario es el único responsable del cumplimiento de las normas GoBD. Debe utilizar un sistema de caja registradora que se ajuste a los requisitos de la GoBD; por su parte, los fabricantes de cajas registradoras están obligados a generar datos conformes con la GoBD a partir de sus sistemas.

Además de la inalterabilidad de los datos relevantes a efectos fiscales, la implementación técnica de un archivo a largo plazo es un componente central de los requisitos de la GoBD. Una vez generados los datos relevantes a efectos fiscales, el empresario puede encargarse él mismo de su archivo o contratar a un proveedor de servicios para que lo haga.

Si el empresario no puede presentar los datos fiscales pertinentes, o solo puede hacerlo de forma incompleta, será el único responsable en su totalidad. Lo mismo se aplica si los datos contienen errores de contenido o no cumplen los requisitos de la normativa GoBD en cuanto a su inalterabilidad y archivo a largo plazo.

En estos casos, el inspector fiscal puede declarar el sistema de caja registradora «incoherente», interrumpir la inspección fiscal y estimar la deuda tributaria correspondiente, lo que suele dar lugar a reclamaciones de pagos atrasados elevados.

Los datos de caja o contables no son datos relevantes a efectos fiscales en el sentido de la normativa GoBD.

Los formatos y estructuras de los archivos de datos de caja o contables pueden ser elegidos libremente por el fabricante del sistema de caja, y su contenido puede modificarse posteriormente (por ejemplo, mediante traspasos).

Los datos relevantes a efectos fiscales, por el contrario, tienen formatos y estructuras de archivo fijos, se generan a partir de los datos de caja o contables únicamente al realizar los cierres de caja (por ejemplo, liquidaciones diarias o mensuales) y, una vez generados, ya no pueden modificarse.

En primer lugar, el inspector fiscal solicita los datos relevantes a efectos fiscales. También debe presentarse la denominada «documentación del procedimiento» del fabricante de la caja registradora, en la que se explique cómo funciona el sistema y cómo se garantiza técnicamente el cumplimiento de los requisitos de la GoBD. Asimismo, debe aportarse una prueba de cómo se garantiza el archivo a largo plazo e inalterable.

A continuación, se comprueba la integridad y la veracidad del contenido de los datos GoBD mediante un software especial (IDEA).

Hay que aclarar las siguientes cuestiones con el fabricante de la caja registradora:

1. ¿Se generan periódicamente mis datos fiscales de acuerdo con las normas GoBD?
2. ¿Se ajustan los formatos y estructuras de los archivos a los requisitos de las normas GoBD?
3. ¿Está garantizada la inalterabilidad de los datos fiscales?
4. ¿Dónde y cómo se archivan a largo plazo los datos fiscales?
5. ¿Cómo puedo acceder a mis datos fiscales?
6. ¿Existe documentación sobre los procedimientos del fabricante de la caja registradora?
7. ¿Se incluye en la documentación sobre los procedimientos el archivo inalterable y a largo plazo de los datos GoBD o existen otras pruebas escritas al respecto?